La Correspondencia:
Es un conjunto de comunicaciones que tiene la finalidad de intercambiar cualquier tipo de información entre dos personas. Tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiado y tramitación de su envío o despacho.
Estilos:
Es la manera de escribir el mensaje, es decir, la forma de expresar los pensamientos. Existe diversos estilos para expresar por escrito las ideas; esta el estilo literario, el científico, el comercial, abarca el formato, el empleo de la gramática y empleo de la palabra. Estos elementos se combinan en una carta para producir reflejos tangibles en el papel, no sólo de la capacidad y conocimiento de quien lo escribe y de la competencia del mecanógrafo, sino también de toda la imagen de la organización.
Clasificación:
- Públicas: su finalidad información general a través de los medios de comunicación social (prensa, volantes, carteles, radio, TV pancartas.- privadas: tratan información de interés particular y son de carácter particular, comercial y oficial.
Contenido:
- De primera clase: su contenido es de sólo información. Cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios,periódicos, ect.
- De segunda clase: correspondencia relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas ect.
Tramitación:
- Postal: cuando se envía a través del servicio de correo. Pueden ser: telegramas, radiogramas y cablegramas.
Puntuación:
- Abierta: no lleva signo de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
- Cerrada: lleva signo de puntuación en cada una de sus partes componentes.- Mixta o corriente: combina los dos estilos anteriores.
Extensión:
- Corta: cuando su contenido se extiende hasta cien palabras.
- Medianas: cuando su contenido comprende más de cien hasta docientos palabras.
- Largas: de docientos hasta trescientas palabras son cartas de un pliego. Más de trescientas palabras son cartas de varios pliegos.
Forma:
Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, comprobantes, memorandos, oficios, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, ect.
Manejo de la correspondencia y conformación de expediente:
Manejo de la correspondencia y conformación de expediente:
- Circulares
Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.
- Memorandos
Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.
- Actas Administrativas
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
- Constancia
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
- Certificados
Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.
conformación de expediente:
La conformación de un expediente laboral o de un archivo que haga constar los detalles de relación laboral entre empleado y empleador es un proceso de creación y compilación de documentos, en el que se deben cuidar pormenores que evitan problemas futuros.
Estilo de presentación:
Bloque Extremo:
Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se
escribe con espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios
verticales.
Bloque:
Bloque:
Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la flecha, la de la despedida, la de anti-firma y la de firma se escriben comenzando desde centro hacia la derecha del papel.
Semibloque:
Es el estilo más elegante y uno de los más usados, en el comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios en cada párrafo del cuerpo de la carta.
Sangrado:
es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
cada
una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva sangría de
cinco espacios con relación a la anterior. De la misma manera se hace
con la despedida, la antefirma, las iniciales de identificación y la
firma.
Documento de oficina:
Es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.
Importancia y método para el manejo de documentos:
las relaciones comerciales y empresariales ,necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades: Constancia y permanencia.
A las que cabe agregar las de ser:
-Medio de prueba legal.
-Medio de facilitación de intercambio comercial.
- Permanencia:Todo escrito tiene como propiedad la de ser permanente.
- Constancia:La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie.
- Medio de prueba legal: Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hizo una transacción.
- Método de facilitación del intercambio comercial:La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.
Elaboración de los Documentos de Oficina
Cartas Comerciales
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Características de la Carta Comercial:
existen dos tipos de características según Demóstenes Rojas:
Vitales
Secundarias
Vitales:
- Claridad
- Integridad
- Brevedad
- Cortesía
- Veracidad
Secundarias:
- Corrección
- Cohesión
- Creación de Interés
- Lenguaje Positivo
- Modernismo
- Creatividad
Partes de la Carta Comercial
Una Carta comercial tiene 3 partes, Membrete, Destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Estructura de una Carta Comercial
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
1. El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
2. El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
3. El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Extensión de una Carta Comercial
- Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
- Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
- Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.
Puntuación de una Carta Comercial
- Abierta: no lleva· signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
- Cerrada: lleva signos de· puntuación en cada una de sus partes o componentes.
- Mixta o corriente: combina los dos estilos.
Memorando
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
- Lugar y fecha
- Código
- Destinatario
- Asunto
- Cuerpo
- Despedida o antefirma
- Firma y posfirma
- "con copia"
- Pie de página.
- Membrete
- Nombre del año
- Referencia
- Sello
- Anexo
Clases de Memorando
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple
- Memorando simple
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
- Memorando múltiple
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".
Elementos Complementario de la Correspondencia:
Sobres Comerciales
Son una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándoles a una imprenta.
Tipos de Sobres Comerciales
Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:
- Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
- Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.
Por su diseño, se pueden distinguir:
- Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario
- Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.
Según su forma.
- Semicuadrado: son las que tienes las dimensiones casi iguales, permiten doblar la carta en cuatro partes iguales.
- Rectangulares: son los que tienen las dimensiones rectangular, permite guardar la carta doblada en tres partes iguales
- Sobre de correo certificado
- Sobres con ventana
- Bolsa
- Sobre de correo interno
